10 astuces et fonctionnalités intelligentes pour des appels Zoom efficaces

Jun 25, 2023

Beaucoup d’entre nous ont utilisé Zoom, mais peu connaissent ses fonctionnalités les plus efficaces. Grâce à ces conseils, vous pouvez créer la meilleure expérience Zoom pour tout le monde.

Alors que le lieu de travail virtuel devient de plus en plus la norme, de plus en plus de personnes comptent sur Zoom pour les appels en ligne. Les appels Zoom sont devenus la norme de facto pour les réunions et la collaboration à distance.

Depuis sa création, Zoom a constamment introduit de nouvelles fonctionnalités que les utilisateurs comme nous peuvent exploiter pour rendre nos réunions plus efficaces. Pourtant, malgré sa popularité croissante, peu d’entre nous savent comment tirer le meilleur parti de l’application.

Dans cet article, examinons quelques trucs et astuces pour rendre vos appels Zoom plus efficaces.

Si vous avez des réunions qui ont lieu à intervalles réguliers (quotidiens, hebdomadaires, mensuels, etc.), la mise en place de réunions récurrentes est la solution idéale. Avec les réunions récurrentes de Zoom, vous pouvez utiliser le même identifiant de réunion et les mêmes paramètres pour chaque occurrence.

La planification de réunions récurrentes peut vous aider à réserver plusieurs réunions à l'avance, réduisant ainsi le temps perdu à en organiser de nouvelles à chaque fois. Cela permet également aux participants de planifier leurs événements bien à l'avance, car ils peuvent voir toutes leurs réunions à venir lorsqu'ils connectent leur calendrier à Zoom.

Vous pouvez planifier des réunions récurrentes en cliquant surPlanifier un événementsur le client Zoom.

Les discussions distrayantes et les bruits de fond peuvent facilement gêner votre appel autrement productif. En tant qu'hôte d'une réunion, vous pouvez choisir que tous ceux qui rejoignent l'appel commencent en mode muet. Cela garantit un espace calme où les participants peuvent uniquement choisir de réactiver leur micro lorsqu'ils souhaitent parler.

Vous pouvez soit choisir de demander à tous les participants de réactiver leur micro lorsque cela est nécessaire, soit mettre en place un processus de pré-approbation pour réactiver le son de chaque participant.

Vous pouvez l'activer en allant surParamètres>Afficher plus de paramètres>Planifier une réunion, puis en activantCouper le son de tous les participants lorsqu'ils rejoignent une réunion.

Zoom met souvent à jour son logiciel pour corriger des bugs et ajouter de nouvelles fonctionnalités, ce qui est génial ! Mais attendre que les mises à jour s'exécutent lorsque vous devez passer un appel peut être extrêmement ennuyeux. Pour éviter ces tracas, vous pouvez simplement désactiver les mises à jour automatiques.

Une fois votre réunion terminée, vous pouvez rechercher et installer toutes les mises à jour disponibles. Cela réduit les délais d'appel, tout en garantissant que vous bénéficiez de l'expérience d'application la plus à jour.

Pour désactiver les mises à jour automatiques du logiciel, accédez àParamètres>Généralet décochez la case pourMaintenir automatiquement le client de bureau Zoom à jour.

Grâce à la fonction Salle d'attente de Zoom, l'hôte peut déterminer quand un invité rejoint l'appel. Vous avez la possibilité d’admettre les participants un par un ou d’admettre tout le monde en même temps depuis la salle d’attente.

Si vous avez configuré une salle d'attente pour votre réunion, les participants verront un écran par défaut lorsqu'ils rejoindront l'appel. Zoom permet également de personnaliser cet écran. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, du texte et une vidéo d'introduction que les participants peuvent regarder avant de rejoindre.

Pour activer les salles d'attente, accédez àParamètres>Afficher plus de paramètres>Sécurité, et activez le bouton bascule pourSALLE D'ATTENTE.

La fonctionnalité de salles de sous-commission de Zoom est fortement recommandée pour les réunions qui peuvent nécessiter la participation et la collaboration de plusieurs petits groupes.

Cela peut être idéal pour des séances de brainstorming ou des projets de groupe. Une réunion Zoom peut être divisée en 50 salles de sous-commission. L'hôte peut choisir d'attribuer automatiquement ou manuellement les participants aux salles de sous-commission.

Pour activer les salles de sous-commission, accédez àParamètres>Afficher plus de paramètres>En réunion (avancé), et activez le bouton bascule pourSalle de sous-commission - Salles.

Les réunions en ligne sont très susceptibles d'être perturbées par le bruit de fond. Le bruit de la circulation à l'extérieur, les enfants qui pleurent dans une autre pièce ou les alertes des appareils électroménagers peuvent facilement diminuer l'efficacité de votre appel.